Niveau Requis : Licence

Année d'Expérience Requise : 3 ans

Lieu du Travail : RDC

Description de l'emploi

African Wildlife Fondation (AWF) est une organisation mondiale de conservation basée en Afrique qui protège la faune sauvage et ses habitats en tant qu’éléments essentiels d’une Afrique moderne et prospère.

Résumé du Poste

L’assistant(e) financier(e) et administratif(ve) fournira un soutien financier et administratif au niveau du paysage et travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques sur le terrain. Il/elle soutiendra le Chargé de l’Administration et des Finances /Bili dans tous les aspects des finances et de l’administration liés aux programmes dans le paysage de Bili-Uele afin d’assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des projets. Les tâches spécifiques incluront le traitement quotidien des factures, la gestion quotidienne de la petite caisse et, le cas échéant, les dépenses du portail du personnel en conformité avec les politiques et procédures internes de l’AWF et des donateurs. Le titulaire du poste fournira également un soutien pour les tâches administratives et de routine liées à la trésorerie qui nécessitent une action urgente, des consultations constantes et des suivis fréquents avec le personnel sur le terrain et le personnel du programme. Le poste est placé sous l’autorité du Chargé de l’Administration et des Finances /Bili.

Le poste est basé à Bili Uele Landscape.

Responsabilités

Rôles de conformité

• Soutenir le Chargé de l’Administration et des Finances/Bili en veillant à ce que l’équipe de Bili Uele comprenne et respecte les politiques et procédures financières et administratives de la FAE et des donateurs.
• Effectuer les paiements quotidiens de petite caisse conformément aux procédures financières de AWF.
• Préparer des rapports sur les paiements de petite caisse avec la collaboration du Chargé de l’Administration et des Finances
• Veiller à ce que le personnel respecte les exigences en matière de déclaration du temps de travail dans tous les projets, y compris le remplissage en temps voulu des feuilles de temps par le personnel du paysage.
• Maintenir le fonds de caisse de Bili-Uele pour les programmes et s’assurer que la manipulation et l’utilisation de l’argent sont conformes aux lignes directrices établies pour le paysage de Bili-Uele.
• Soutenir le Chargé de l’Administration et des Finances/Bili dans le suivi des avances de voyage du personnel et veiller à ce que les avances soient comptabilisées en temps voulu, en signalant systématiquement au superviseur tout cas de non-conformité avec les procédures d’avances de voyage de la AWF.

Rôles en matière de finance et de comptabilité

• Apporter un soutien aux équipes de terrain dans plusieurs fonctions allant de la formation et de l’assistance au système au traitement des transactions en leur nom.
• Participer à l’élaboration des plans de travail et des budgets relatifs aux paysages afin de garantir une répartition comptable et un codage des dépenses appropriés dans le logiciel de comptabilité.
• Soutenir le Chargé de l’Administration et des Finances dans la gestion des opérations de trésorerie pour le programme Bili-Uele en veillant à ce que les projections de trésorerie soient effectuées en temps voulu, conformément aux plans de travail établis.
• Aider le Chargé de l’Administration et des Finances et l’équipe chargée du budget et des subventions à préparer des rapports de subvention précis et complets, à soumettre au donateur.
• Saisir et soumettre toutes les factures directes avec la documentation adéquate et assurer le suivi avec le personnel sur le terrain en cas de retard dans les approbations.
• Traitement quotidien de la petite caisse, des avances de voyage, des factures et des dépenses du portail du personnel conformément aux politiques et procédures internes de AWF et des donateurs.
• Veiller à l’enregistrement complet de toutes les dépenses afin de permettre la clôture des livres comptables en fin de mois.
• Traiter les demandes d’avance/de remboursement des frais de voyage du personnel, débourser les liquidités, examiner les retraits d’avance, générer des notes de crédit et identifier les problèmes éventuels.
• Numériser tous les documents financiers et les copies de sauvegarde des frais de voyage.
• Effectuer les paiements aux fournisseurs dans les délais impartis et dans les jours de paiement convenus.
• Aider le Chargé de l’Administration et des Finances/Bili à planifier et à gérer les liquidités et les flux de trésorerie du paysage, y compris les provisions de trésorerie en temps opportun, la manipulation des liquidités et les comptages de trésorerie.
• Gérer le fonds de caisse, traiter les paiements et lancer les rechargements de fonds de caisse en consultation avec le superviseur et en assurer la réconciliation.
• Assurer une gestion financière saine de chaque projet au sein de Bili-Uele de manière à faciliter la production de rapports de gestion précis et en temps voulu à tout moment.

Rôles administratifs

• Classer et archiver tous les documents de bureau (documents d’achat et financiers) conformément aux systèmes établis.
• Maintenir le codage logique électronique, l’indexation et les références des scans.
• Superviser les gardiens, les concierges et les autres membres du personnel administratif. Fournir les services et les fournitures de bureau nécessaires.
• Aider le Chargé de l’Administration et des Finances/Bili à superviser les achats sur le terrain en temps voulu, en liaison avec les équipes centrales chargées des achats.
• Soutenir la coordination avec les services administratifs et les services chargés des programmes afin de garantir l’intégration des contrôles internes, le paiement en temps voulu des fournisseurs et l’archivage complet et vérifiable des documents d’appui à la passation de marchés.
• Aider Chargé de l’Administration et des Finances/Bili à tenir à jour les registres des actifs dans Serenic et le registre des actifs électroniques (le cas échéant).
• Veiller à ce que les stocks de consommables de bureau soient suffisants pour éviter les ruptures de stock.
• Aider à la logistique du programme et des installations (voyages, espace, etc.). Veiller à la bonne gestion du bureau d’accueil. Veiller à ce que les invités et les personnes qui appellent reçoivent un service professionnel, courtois, rapide et agréable et à ce que les messages soient transmis au personnel du programme en temps voulu.
• Aider à la gestion de la petite caisse du bureau de Kinshasa, établir les rapports de transaction mensuels et envoyer le rapport de trésorerie de la petite caisse (biens et fournitures) et l’analyse de trésorerie pour examen financier.
• Enregistrer les dépenses mensuelles relatives aux opérations des bureaux de Bili et Buta conformément au système comptable de AWF (Serenics).
• Aider à la préparation des rapports mensuels de synthèse de la petite caisse (PC) de Bili (USD/CDF) en prévision des besoins de trésorerie du mois suivant.
• Collecter (rassembler ou regrouper) les pièces justificatives à l’appui des rapports financiers du personnel et des partenaires.
• Vérifier et contrôler l’enregistrement mensuel du kilométrage et insérer les données dans le système comptable « serenics » de l’AWF.
• Assister lors des audits liés aux donateurs.

Autres taches

• Assumer d’autres tâches pertinentes assignées par le(s) supérieur(s) hiérarchique(s).

Exigences et compétences

• Licence en finance, commerce et comptabilité.
• Trois (3) ans d’expérience dans le domaine des finances et de l’administration de projets financés par des donateurs.
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel.
• La connaissance de tout système de comptabilité est un atout supplémentaire.
• Autonome et capable de prendre des initiatives.
• Capacité à gérer des questions sensibles et confidentielles avec le plus grand professionnalisme.
• Solides capacités de résolution des problèmes et sens de l’organisation.
• Compétences multilingues et/ou expérience multiculturelle appréciées.
• Expérience de la comptabilité des organisations à but non lucratif souhaitée.
• Excellentes compétences interpersonnelles et expérience dans l’établissement de relations efficaces à tous les niveaux de l’organisation.
• Capacité à établir des relations productives en interagissant avec les autres de manière à renforcer la confiance et l’engagement mutuels.
• Capacité à communiquer de manière proactive et en temps opportun pour partager des informations, persuader et influencer avec le niveau de détail, le ton et les possibilités de retour d’information appropriés.
• Capacité à s’approprier le développement des compétences, des comportements et des mentalités des autres afin de les aider à maximiser leur contribution sur le lieu de travail.
• Capacité à chercher activement à constituer et à conserver une main-d’œuvre diversifiée et à favoriser un lieu de travail équitable et inclusif en s’appuyant sur des perspectives diverses.
• Expérience et volonté de vivre dans une région éloignée.
• Bonne maîtrise du français et de lingala.
• La connaissance des langues suivant est un atout: anglaise, pazande, swahili
• Capacité à prêter attention aux détails et à respecter des délais stricts.
• Capacité à partager des informations de manière proactive si nécessaire.
• Connaissances informatiques – maîtrise de Microsoft Office.

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