Informations

Entreprise : ACTION CONTRE LA FAIM

Domaine d'activite : Administratif

Référence : ACFCFINRH/MJM/11/2024

Nombre de postes : 1

Type de contrat : CDD

Salaire : T3

Ville : MBUJI-MAYI

Présentation entreprise : Action Contre la Faim est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la santé, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement.

Contexte et mission : Dans le cadre de ses activités, ACF est à la recherche d’un.e Chargé.e Finances et Ressources Humaines pour sa base de Mbuji-Mayi. 

Finalité du poste : 

Contribuer à la gestion financière et ressources humaines dans la zone d’intervention en assurant le respect des procédures ACF et des dispositions légales.

 Mission 1 : Participer à la mise en œuvre et au suivi des politiques RH nationales 

• Assurer la mise à jour et l’implémentation des procédures et outils RH ;

 • Assurer la veille législative relative à tout nouveau décret ou texte de loi pouvant impacter la gestion RH de la base ;

 • Contribuer à la collecte des informations nécessaires et à la révision des politiques RH ; 

• Participer à la révision de la stratégie RH et au suivi de sa mise en œuvre ;

 • Fournir un appui technique à la gestion des ressources humaines aux managers ; 

• Organiser, participer et/ou animer des sessions de formation pour les équipes RH ; 

• Vérifier les suivi d’activités de la base et produire le rapport d’activité RH. 

Mission 2 : Contribuer à la gestion administrative du personnel national et contribuer à garantir la cohérence dans l’organisation du travail Sous la supervision du Responsable Support :

 • Gérer mensuellement la paie sur Homère (contrôler et valider par le Responsable des ressources Humaines) ; 

• Vérifier le suivi des dates de fins des contrats de travail de tous les salariés de la base en collaboration avec les managers ; 

• Assurer le suivi des congés et communiquer les soldes aux managers pour qu’ils établissent des plannings ;

 • Assurer le suivi des timesheets (y compris avec le système en ligne) et rapporter la situation au Responsable des Ressources Humaines ; 

• Vérifier l’organigramme mensuel pour la base ;

 • Vérifier et élaborer les données statistiques de pilotage RH pour la base ; 

• Participer à la préparation des dossiers RH nécessaires en cas d’audits et les rapports RH pour les autorités locales. 

Mission 3 : Contribuer au recrutement, à la formation de tous les salariés et favoriser la gestion des carrières selon la politique ACF

 • Organiser les recrutements de tous les salariés (revue avis et grilles de recrutement, pré-sélection, organisation des tests et entretiens, PV, etc.) ;

 • Participer au dépouillement des candidatures pour les postes de T3, T2, T1 et Employés ;

 • Participer à la conduite des entretiens de recrutement des techniciens et employés ;

 • Assurer le suivi des procédures, la mise en application et le respect du planning annuel des évaluations ; 

• Contribuer à l’élaboration du plan de formation annuel consolidé pour la mission, à sa mise en œuvre et à l’élaboration de son bilan 

 Assurer la réalisation des évaluations de performance du personnel conformément au calendrier. 

Emettre des rappels sur les évaluations du personnel et assurer un suivi efficace. 

 Mettre à jour les évaluations et formations dans Homère. 

 Identifier les opportunités d’évolution des salariés. 

• Accueillir et informer les nouveaux salariés des aspects administratifs des ressources humaines ainsi que leurs avantages Assurer la prise de connaissance du ROI, du code de conduite et de la charte des principes d’ACF, de la fiche de poste et tout autre document obligatoire à connaitre et à signer lors du briefing RH. 

Mission 4 : Participer à l’échange d’information et à la gestion des relations professionnelles avec les partenaires extérieurs En collaboration avec le Responsable Support et Responsable Terrain : 

• Organiser, participer et/ou animer les réunions d’informations avec les employés ; 

• Elaborer et diffuser les notes de service RH pour la base ; 

• Recevoir les possibles demandes et plaintes des salariés, en informer le Responsable Terrain ; 

• Participer aux réunions avec les autorités locales et organismes nationaux compétents en matière de RH (Inspection du Travail, Ministère du Travail, Assurances) ; 

• Faire le suivi des relations avec les délégués du personnel, la CNSS, la DGI, l’ONEM, ... 

Mission 5 : Gérer la trésorerie sur la base

 • Tenir la caisse d’avance sur la base ;

 • Tenir la caisse secondaire (Contrôle des journaux et pièces comptables, réapprovisionnements, clôture hebdo) ; 

• Contribuer à la réalisation des prévisionnels de trésorerie ;

 • Préparer les clôtures mensuelles dans SAGA de l’ensemble des caisses selon les procédures ACF ;

 • Identifier les points de blocage de l’utilisation de SAGA dans la codification et l’utilisation du logiciel ; 

Mission 6 : Participer à la gestion budgétaire de la base

 • Planifier, organiser et consolider les suivis budgétaires ;

 • Contrôler financièrement toutes les Disponibilités à Avoir de la base dans le respect des plans de financement communiqués par la coordination avant validation par le Responsable Terrain ;

 • S’assurer du respect des procédures d’achat logistiques. 

Mission 7 : Vérifier le respect des procédures d’achat

 • Respecter les procédures d’achat au moment de la remise des avances ; 

• Informer le département logistique des procédures d’achat et des données devant figurer sur les factures. 

Mission 8 : Superviser l’archivage 

• Assurer l’archivage correcte et la confidentialité de l’ensemble des dossiers du personnel ;

 • Assurer que tous les dossiers contiennent les fiches de postes actualisées et signées par les salariés et les managers ; 

• Assurer que tous les dossiers liés aux partenaires soient actualisés et archivés. 

Mission 9 : Encadrer l’équipe

 • Élaborer et suivre les plans d’action individuels et objectifs des membres de l’équipe ;

 • Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail ;

 • Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution ; 

• Identifier les besoins de formation des membres de l’équipe ; 

• Organiser des formations, développer les compétences ; 

• Mener les entretiens d’évaluation ;

 • Apporter un support technique aux équipes ; 

• Participer au recrutement de ses équipes ; 

• Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels ;

 • Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe. 

Mission 10 : Analyse de risques administratifs

 • Avec anticipation et proactivité dans son travail quotidien, analyser les risques relatifs aux questions Administratives et alerter/émettre des recommandations le cas échéant ;

 • Traiter avec confidentialité les questions concernant ACF et son personnel ainsi que ses partenaires.

Profil recherché : 

PROFIL RECHERCHE : Diplôme / Niveau d’études: 

• Au moins BAC + 3 en Ressources Humaines/ Sciences Administratives/Economie. Compétences spécifiques et Niveau d’expérience : Indispensables 

• Expérience professionnelle préalable au moins de 2 années en RH et Administration et Finance significative avec ONGI ou une institution publique ou privée reconnue ;

 • Bonnes connaissances des outils de gestion et informatique HOMERE, SAGA, Excel, Word, et/ou d’autres est atout, 

• Maîtrise du code du travail local, représentation du personnel, gestion de conflit, rémunération et avantages sociaux, paie et administration du personnel, recrutement, formation, gestion des emplois et des compétence, Gestion financière et comptable, Loi des finances

 • Bonne maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral et d’une langue locale. Appréciés 

• Management d’équipe,

 • Sens de l’organisation et gestion des priorités 

– Bonne capacité d’analyse 

- Sens de la diplomatie 

• Grand sens de la confidentialité

 – Qualités relationnelles 

– Bonne capacité d’expression (à l’oral et à l’écrit), 

• Connaissance des fondamentaux de gestion collective et individuelle des RH.

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