Informations sur l'emploi

Lieu du Travail : RDC

Description de l'emploi

L’Appel de Genève est une organisation non gouvernementale neutre et impartiale qui se consacre à la promotion du respect des normes humanitaires internationales dans les conflits armés et autres situations de violence. 

La mission de l’Appel de Genève est de veiller à ce que les AGDA respectent le droit international humanitaire et les principes humanitaires fondamentaux dans les zones où elles combattent ou contrôlent.

Rôle

L’Appel de Genève est à la recherche d’un(e) chef(fe) de support hautement qualifié et expérimenté(e) qui dirigera le département de soutien en RDC sur une base intérimaire. 

Sous la supervision du directeur pays et la supervision technique des responsables fonctionnels au siège, le chef du support est responsable de la gestion efficace de toutes les fonctions de support : finances, ressources humaines, informatique, relations avec les donateurs, achats, administration, logistique, service (tels que les gardes, les chauffeurs et les nettoyeurs).

 Le titulaire du poste est responsable du respect de la législation locale et des politiques et procédures de l’Appel de Genève.

• Responsable des services de soutien dans le pays : système, processus et normalisation pour assurer la transparence, la responsabilité et un système solide de contrôle interne.
• Gestion en ligne des points focaux fonctionnels dans le pays.
• Communique et coordonne entre le terrain et le siège. Premier point de contact pour le directeur pays et l’équipe de direction locale pour toutes les questions liées à la fonction support.
• Réseaux avec les responsables de soutien d’autres organisations dans le pays.

Devoirs et responsabilités

Principales priorités

Finance

• Diriger l’élaboration des budgets annuels des pays et des projets et des rapports financiers des donateurs et les soumettre au directeur national pour examen et approbation.
• Identifier et rendre compte des tendances financières, en travaillant en collaboration avec le CD pour produire des options/scénarios/plans d’action correctifs qui assurent la stabilité financière continue du programme pays.
• Superviser toutes les questions de comptabilité financière, y compris la tenue du grand livre, du bilan, des reçus, des paiements et des exigences en matière de paie.
• Superviser les besoins de trésorerie du programme, en assurant la liaison avec le siège de l’Appel de Genève pour faciliter les transferts d’argent.
• Gérez les effets des fluctuations des taux de change entre les devises locales et contractuelles, en signalant rapidement les problèmes à venir et en identifiant des stratégies d’atténuation.
• Superviser la gestion financière des contrats de livraison des partenaires.
• Diriger les questions d’audit.
• Gérer et examiner le processus de clôture mensuelle des comptes du programme, en veillant à ce que les délais de l’AC soient respectés.
• Diriger la réalisation d’évaluations mensuelles des dépenses pour tous les projets en collaboration avec l’équipe du programme et signaler les dépenses insuffisantes ou excédentaires au CD.

Ressources humaines

• Résoudre les questions de ressources humaines en coordination avec l’équipe des ressources humaines, en promouvant les bonnes pratiques de gestion et le code de conduite.
• Veiller au respect du code de conduite de l’Appel de Genève et de ses politiques. Participe aux enquêtes.
• Développe et gère l’équipe RH pays, en collaboration avec le coordinateur RH au siège.
• Développer les capacités de gestion au niveau national.
• Responsable de la gestion de la performance dans le pays : s’assure que les managers fixent des objectifs et effectuent un examen de mi-année et de fin d’année avec les membres de leur équipe. Renforcer les capacités des gestionnaires et s’assurer que le processus est suivi.
• Gérer et examiner le cycle de suivi des congés mensuels et de rapports sur la paie pour le personnel national afin de s’assurer que tout problème est signalé et suivi en temps opportun, et que les délais de paie sont respectés.
• Élaborer, surveiller et examiner le cadre national des ressources humaines pour assurer la conformité avec la législation locale, sur la base de conseils juridiques.
• Responsable du devoir de vigilance dans le pays, en étroite collaboration avec le point focal mondial au siège.
• S’assurer de l’exhaustivité de la base de données du personnel sur une base mensuelle.
• Assure un processus d’arrivée et de sortie sans heurts, en alignement avec le processus global.
• Participe aux réunions mensuelles des RH mondiales.
• Mettre en œuvre de nouvelles politiques et de nouveaux processus, en collaboration avec l’AC.
• S’engager dans les projets et les priorités annuels des RH, en collaboration avec la fonction RH à l’AC.

IL

• Évaluer les besoins et gérer l’acquisition des actifs informatiques selon les directives du chef des technologies de l’information à l’AC.
• Assure l’utilisation correcte des systèmes informatiques.

Relations avec les donateurs

• S’assurer que les politiques, les procédures et les pratiques de l’organisation s’alignent sur les exigences des donateurs, y compris les accords de subvention, les normes de rapport et les directives réglementaires.
• Superviser la préparation et la soumission en temps opportun de rapports financiers complets et exacts des donateurs, y compris les états financiers.
• Faciliter les audits des donateurs et mettre en œuvre des mécanismes pour identifier, évaluer et atténuer les risques liés à la conformité des donateurs, en préservant la crédibilité de l’organisation et la continuité du financement.
• Fournir des conseils et de la formation aux équipes internes sur les exigences de conformité des bailleurs de fonds, garantissant une adhésion cohérente entre les départements et les cycles de projet.

Approvisionnement

• Veiller à ce que les actions d’achat soient menées conformément aux politiques et procédures, ainsi qu’aux exigences des donateurs, en maintenant les bons niveaux d’approvisionnement, les contrôles appropriés et la responsabilisation, en veillant à ce que l’Appel de Genève offre le meilleur rapport qualité prix.
• Fournir des conseils techniques à la haute direction du programme.
• Élaborer et mettre à jour les plans d’approvisionnement du programme pour assurer l’approvisionnement en temps opportun.
• Gérer le processus d’approvisionnement de bout en bout, conformément aux procédures d’approvisionnement du GC et en collaboration avec l’Approvisionnement à l’AC.

Sûreté et sécurité

• S’assurer que tout le personnel a rempli le formulaire numérique de preuve de vie.
• Soutient le Directeur Pays dans la budgétisation S&S.
• Soutenir l’élaboration de la brochure du plan d’urgence et sa mise en œuvre.
• Assurer le respect des normes minimales de sécurité et de sûreté.

Administration & Logistique & Service

• S’assurer que les demandes de visa et de voyage sont traitées à temps.
• S’assurer du bon classement et de l’exhaustivité de tous les documents. Prend en charge les audits.
• Supervise et gère le personnel de service.

Fonctions

Conformité

• Travaille dans le cadre des valeurs fondamentales de l’Appel de Genève, en promouvant un comportement éthique. Être un ambassadeur du code de conduite et de la responsabilisation.
• S’assurer de connaître et de respecter toutes les politiques et procédures de l’Appel de Genève.
• S’acquitte de son rôle d’une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local.
• Comprendre et faire respecter les normes décrites dans le cadre de sauvegarde de l’Appel de Genève, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour préserver le bien-être du personnel, des consultants et des partenaires et de toute autre personne qui travaille avec ou au nom de l’Appel de Genève. Signale les préoccupations si elles surviennent.

Principales qualifications

Formation et expérience

• Maîtrise en finance ou diplôme de commerce spécialisé en finance avec une qualification professionnelle en comptabilité, ainsi qu’une expérience en ressources humaines.
• 10+ ans d’expérience professionnelle pertinente avec des responsabilités croissantes dans des organisations de défense des droits de l’homme et/ou humanitaires dans un rôle similaire.
• Expérience de travail et de vie dans des environnements de sécurité complexes, de préférence en Afrique.
• Expérience de la supervision de planification, de surveillance, de prévisions et de rapports financiers complexes.
• Une expérience avec Dynamics 365 Business Central est un atout.

Principales exigences

• Expérience en leadership : minimum 2 ans et une équipe d’au moins 4 subordonnés directs.
• Compétences efficaces en gestion financière, y compris la gestion des risques.
• Expérience en RH.
• Avoir vécu et travaillé dans le pays est un avantage.
• Maîtrise professionnelle complète de l’anglais et du français.

Compétences

• Solides compétences en communication (écrite et verbale).
• Esprit d’entreprise.
• Les normes de travail reflètent un haut niveau d’intégrité, d’éthique et de confidentialité.
• Planifier et obtenir des résultats.
• Un sens élevé de la responsabilité.
• Sait comment établir des priorités.
• Capacité à gérer des demandes concurrentes et des délais serrés.
• Communiquer avec impact et respect.
• Construire des relations de confiance. Sensibilité culturelle.
• Collaborer entre les départements, les pays et avec le siège.
• Faire face au changement et au stress.
• Capacité à gérer des environnements non sécurisés.
• Volonté et capacité de voyager à court terme.

Gestion de la performance

L’employé sera responsable de ses responsabilités et de ses compétences, conformément à la Gestion du rendement du GC p. Les documents suivants seront utilisés pour les évaluations de performance :

• La description du poste.
• Le plan individuel de développement professionnel.
• Le référentiel de compétences.

Conflit d’intérêts

Tout candidat affilié ou soutenant ouvertement un ou plusieurs groupes d’intérêt opposés aux principes et valeurs de la Fondation, ou dont le poste précédent pourrait engendrer des problèmes de sécurité pour les collègues de l’Appel de Genève, sera exclu de ce processus de sélection.

Conditions

• Poste : Responsable du support.
• Type de contrat : International – 12 mois.
• Taux d’activité : 100%, poste à temps plein (Remplaçant intérimaire).
• Lieu de travail : Goma, RDC.
• Date de début souhaitée : 01 mars 2025.

Application

Au plus tard le 07 février 2025.

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