Lieu du Travail : RDC

Description de l'emploi

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été affectés par des conflits et des catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre leur avenir en main.

Le/La Chef/fe de projet adjoint sera sous la supervision du Coordinateur de projet et encadrera l’ensemble des équipes du projet pour les volets santé et protection présents au niveau de la province du Nord Kivu.  

Il (elle) sera appuyé par les Coordinateurs Techniques d’IRC (Protection intégrée et Santé) pour les aspects techniques.

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RESPONSABILITÉS CLES

Planification du projet
En appuie et collaboration avec le coordinateur de projet :

• Contribuer à la mise à jour et renforcement de la stratégie globale, les méthodes, outils et matériels de mise en œuvre du projet ;
• Co-organiser les réunions de lancement, de suivi et de clôture des projets au niveau de la province ;
• En collaboration avec le Coordinateur de Projet, planifier les différentes étapes de mise en œuvre du projet au niveau de la province, et donner des directives aux équipes sous sa responsabilité, en priorisant et organisant les activités et les ressources pour atteindre les objectifs du projet.
• Suivi de mise en œuvre du projet
• Superviser et être garant de la mise en œuvre d’un projet de qualité dans la zone sous sa responsabilité, s’assurant que standards techniques d’IRC et les politiques sectorielles du ministère de santé sont connues, appliquées et respectées, s’appuyant sur les coordinateurs techniques et le coordinateur de projet ;
• Assurer la conformité des activités aux engagements bailleur, la communauté et les partenaires ;
• Organiser les réunions de suivi avec l’équipe du projet, afin d’assurer une planification, revue et identification des besoins du projet quotidien, tant que la recherche des solutions aux défis, permettant le bon suivi des activités et l’identification au temps des besoins d’ajustement.
• Au moins une fois par mois et en collaboration avec le coordinateur de projet, organiser une réunion avec l’ensemble de l’équipe (programme et support) afin d’assurer le revue conjointe de l’avancement du projet, analysant  les défis internes tant qu’externe, des possibles retards, ainsi l’avancement des indicateurs vis-à-vis la durée et consommation budgétaire, afin de pouvoir identifier les possibles solutions et/ou le besoin d’aide à la hiérarchie, et d’informer les mises à jour des plan des activités, des achats et de dépenses, pour la période suivante.
• Assurer le partage des mises à jour desdits documents (plan des activités, dépenses), ainsi les rapports mensuels et autres documents pertinents pour une gestion de projet efficace avec le coordinateur de projet.
• Assurer un suivi budgétaire quotidien des lignes sur sa responsabilité, pour assurer la consommation des ressources dans une façon efficace et conforme au plan des dépenses et d’achat.
• Travailler avec les départements logistiques et finance, ainsi le coordinateur de projet, sur la mise à jour hebdomadaire du BVA et la revue des couts affectés, permettant les corrections selon le besoin, et un aperçu correct de la consommation à tout moment.
• Anticiper et atténuer les risques et résoudre tous les défis imprévus durant la mise en œuvre du projet ;
• S’assurer que la mise en œuvre du projet est réalisée dans les délais, en termes d’objectifs et de budget, en utilisant des systèmes M&E efficaces pour atteindre l’impact souhaité ;
• Faire remonter tout défi à sa hiérarchie pour permettre l’analyse et prise d’action adéquate.
• Veiller au respect des standards et des principes humanitaires et d’IRC lors la mise en œuvre du projet.

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Contrôle qualité/MEAL

• Réaliser des missions de supervisions pour se rassurer de la progression vers l’atteinte des objectifs du projet et des indicateurs et les engagements de qualité.
• En étroite collaboration avec le coordinateur de projet, le coordinateur MEAL, et les coordinateurs techniques, assurer que les leçons apprises sont correctement documentées, partagés et analysés et sont prises en compte dans la planification et prise de décision concernant le projet.
• Dans le même sens, veiller à ce que les données soient bien collectées, de qualité et transmises à temps au département MEAL
• Organise les réunions d’analyse de ces données, au moins chaque trimestre afin de pouvoir apprécier l’efficacité et impact des interventions et d’informer la prise de décision
• Identifier et analyser les lacunes, la valeur ajoutée d’IRC, les synergies et les opportunités dans les zones ciblées et partager les informations pertinentes avec la coordination.
• En collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur MEAL, veiller à la mise en œuvre d’un système de feedback des bénéficiaires efficace.
• Administration et gestion opérationnelle de mise en œuvre du projet
  Finance
• Revoir les plans de dépenses de manière régulière (quotidienne, hebdomadaire et mensuelle) et fournir les prévisions de dépenses à venir ;
• Prévoir mensuellement les besoins en cash du projet dans sa province et les soumettre au coordinateur de projet, Field
• Coordinator et au département Finance.
• Réconcilier sur base régulière les dépenses réalisées et celles planifiées en collaboration avec les Finances.

Logistique

• Coordonner avec le coordinateur de projet et la logistique du projet, la planification et livraison/réponse aux besoins d’approvisionnement en médicament, intrants, matériels et équipements nécessaires à la réalisation des activités
• Travailler avec le département logistique afin d’assurer que les équipes mobiles reçoivent le soutien nécessaire en termes de transport, d’approvisionnement et d’entreposage.
• Assurer une coordination efficace et régulière avec le GSC, notamment concernant :
• Le développement et suivi de la mise à jour du plan d’achat
• La mise à jour sur base du BVA par l’officier au programme ;
• Contribuer aux contrôles de qualité et aux comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs selon le besoin ;
• Confirmer la qualité du matériel choisi lorsque nécessaire ;
• Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet ;

Rapportage / Transparence

• Fournir des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés aux superviseurs et aux autres équipes d’IRC ;
• Compiler et rédiger des rapports narratifs internes et externes à partager avec le coordinateur de projet et Grants
• Manager et contribuer au développement des rapports financiers ;
• S’assurer que les rapports des projets et les différents documents (rapports, liste des bénéficiaires, certificats de subvention, feuilles de présence, etc.) sont bien faits, compilés et archivés dans le document Box du projet en accord avec les procédures IRC ;
• S’assurer que les équipes sont informées et respectent le code de conduite et les procédures de transparence d’IRC.

Sécurité

• Vérifier avec l’équipe de sécurité les conditions de sécurité avant l’envoi des équipes sur terrain
• Assurer le respect des procédures de sécurité de l’IRC pour les interventions, ainsi qu’un haut degré de préparation et de sensibilisation à la sécurité des équipes de terrain.
• S’assurer que le staff rapporte tous les incidents et/ou rumeurs en matière de sécurité.
• S’assurer que chaque membre de l’équipe du projet est conscient des défis et besoins sécuritaires, politiques, procédures opérationnelles standard (SOP) et qu’ils les suivent scrupuleusement ;
• En collaboration avec le chargé sécurité, surveiller la situation sécuritaire locale et informer la Directrice pays, le
• Coordinateur terrain ou le chargé de sécurité de la zone, des évolutions grâce à des rapports écrits réguliers ;

Administration/RH

• Participer au recrutement de l’équipe (développement d’organigrammes, TdR, élaboration et révision des tests, entretiens etc.) ;
• S’assurer que l’équipe projet comprend et est capable de remplir ses rôles et responsabilités ;
• Diriger l’équipe projet en collaborant avec le coordinateur de projet et le coordinateur terrain, avec l’appui des coordinateurs techniques ;
• Assurer un environnement de travail positif et de bonnes dynamiques d’équipe ;
• Assurer la mise en place des objectifs de performance, et réaliser des évaluations régulières de l’équipe et suivre la gestion de carrière ;
• Gérer les conflits interpersonnels ;
• Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents.

Relations externes et internes

• Soutenir, faciliter ou réaliser les activités de liaison et de communication pour consulter activement et impliquer les bénéficiaires, les acteurs clés, les partenaires et les parties prenantes durant tous les différents cycles du projet ;
• Assurer la participation active aux mécanismes de réponse aux urgences et la bonne coordination avec les autres acteurs humanitaires dans la Province ou il/elle est affecté, pour limiter les risques de doublons dans l’aide humanitaire ;
• Assurer la représentation de l’IRC auprès des autorités locales et provinciales concernant les questions de santé et de la protection.
• Sur demande de la hiérarchie, faciliter les visites / participer aux réunions des bailleurs ;
• S’assurer que tous les contacts avec les bénéficiaires sont conduits de manière respectueuse et sensible ;
• Assurer une bonne communication au sein d’équipe, notamment par l’organisation de réunions de coordination et le suivi des points d’action accordées ;
• Participer aux réunions techniques et de coordination internes et externe.

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Profil

• Professionnel, degré universitaire (Science sociale, Santé publique, Médicine ou équivalent) ;
• Avoir une maitrise en santé publique (est un plus);
• Expérience de formation théorique et pratique dans le domaine sanitaire (santé maternelle et infantile) Une bonne expérience des standards des évaluations et des interventions humanitaires ;
• Au moins 5 années d’expérience dans la gestion de projets en santé et/ou multisectoriels, au moins 3 ans dans les urgences. Expérience de travail dans des centres de santé ou zones isolées dans un contexte sécuritaire instable est un atout ;
• Expérience de travail dans une ONG internationale ;
• Très bonne capacité d’analyse des données et de rédaction de rapports (interne et bailleur) ;
• Forte capacité de coordination, planification, gestion et suivi des budgets, les activités, indicateurs M&E, ainsi les besoins support comme les achats ;
• Expérience dans le renforcement des capacités, et dans la collaboration avec d’autres ONG, BCZS et organisations communautaires ;
• Excellentes capacités organisationnelles et capable de déterminer la priorité et travailler sous pression ;
• Maitrise des procédures financières et logistiques de base ;
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Power Point), internet ;
• Maitrise du français écrit et parlé, Anglais, ou des langues locales est un atout ;
• Excellente expression orale et écrite, très bonnes capacités rédactionnelles ;
• Excellente capacité à coordonner et gérer une équipe et des projets ;
• Connaissance des systèmes de financement de la santé, notamment de question de la gratuité ciblée ;
• Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives ;
• Faire preuve de patience, de diplomatie et de capacités d’adaptation ;
• Avoir un très bon relationnel (interne et externe), des capacités pédagogiques et de transferts de compétences ;
• Connaissance du système humanitaire et habilités à comprendre le système des bailleurs de fonds et des gouvernements ;
• Travail en équipe et capacités à créer un esprit d’équipe ;
• Forte habilité à travailler dans un contexte interculturel ;
• Grande flexibilité, capable de travailler sous pression et de gérer le stress ;
• Aptitude à planifier et gérer efficacement des responsabilités diverses
• Honnête et de bonne moralité.

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