Niveau Requis : Diplôme universitaire supérieur, Bac +2/3

Année d'Expérience Requise : 3 ans, 4 ans

Lieu du Travail : RDC

Description de l'emploi

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FORMATION EN EXCEL AVANCÉ

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L’Entraide Protestante Suisse HEKS/EPER est une œuvre d’entraide créée en 1945, liée à la Fédération des Églises protestantes de Suisse. 

Elle apporte une aide d’urgence et « combat les causes de la famine, des injustices et de la misère sociale ». 

Depuis plus d’une soixantaine d’années, elle est engagée dans les activités de développement et d’aide humanitaire en faveur des groupes défavorisés dans trente-deux pays (32) à travers le monde et dispose de 16 bureaux de coordination.

L’EPER emploi quelque 600 personnes à titre permanent. 

Le travail de l’organisation est porté par la vision d’un monde juste, dans lequel la paix règne, la dignité de tous les êtres humains est respectée et les moyens de subsistance naturels sont préservés. 

HEKS EPER est active dans 25 lieux en Suisse et dans 30 pays à travers le monde.

Elle y mène plus de 380 programmes et projets, pour un montant total de CHF 138 millions. L’organisation travaille dans le cadre de référence de l’Agenda 2030 selon quatre thèmes prioritaires : « justice climatique », « droit à la terre et à l’alimentation », « asile et migration », « inclusion ».

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L’EPER fournit également une aide humanitaire aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés. 

Elle vise une transition aux niveaux social, économique et politique. 

HEKS/EPER contribue à améliorer les conditions de vie des personnes en Suisse et à l’étranger et revendique leurs droits. 

À cette fin, elle sensibilise et mobilise la société, les sphères politique et économique ainsi que les Églises. 

En 2023, le travail de l’EPER a bénéficié à environ 16 millions de personnes.

Nous recherchons de suite ou à convenir un.e Responsable logistique itinérant, RDC, 100 %.

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Poste 1: un.e Responsable logistique itinérant

Description du poste :

Le Roving Logistics Manager sera basé à Goma et est un membre clé dans la gestion de la logistique et apporte un appui en collaboration avec le logisticien Chargé de la chaîne d’approvisionnement. 

Il/elle sera mené(e) à effectuer des déplacements réguliers sur le terrain pour apporter un soutien tactique aux projets en cours et aux réponses aux situations d’urgence ; il/elle s’assurera que les exigences standard de l’EPER et des donateurs sont mises en œuvre, renforcera les capacités du personnel, déterminera, en coordination avec les autres collègues du bureau de coordination du pays les mesures d’amélioration et les plans à mettre en œuvre.

Le titulaire du poste fournira aux programmes clés dans le pays un soutien en matière de leadership et de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique technique. Il/elle devra faire preuve de flexibilité pour se déployer selon les besoins afin de fournir des analyses et des recommandations pour de futures améliorations.

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Vos principales responsabilités :

Coordination de la chaine d’approvisionnements (achats, stock, transports/livraisons)

• Centraliser les demandes d’achat des bases du Nord-Kivu/Sud-Kivu et procéder au lancement du processus de passation de marché dans le respect des procédures HEKS/EPER et Bailleurs conformément aux plans d’achat établi
• Tenir à jour une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leurs dossiers administratifs soient à jour (acquittement des taxes, enregistrement au registre du commerce, etc…)
• Participer à la sélection des fournisseurs avec le Country Logistics Manager et les représentants des services à l’origine de la Demande d’Achat (programme, administration, coordination, etc…)
• Participer à la rédaction du Procès-Verbal de sélection des fournisseurs
• Sous la supervision du Country Logistics Manager,vérifier la conformité des Bons de Commandes et des Contrats (qualités et quantité des marchandises, conditionnement et délais de livraison)
• Superviser la gestion des stocks : maintenir les systèmes en place de gestion des entrepôts et des livraisons.

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Gestion durable des équipements

• Peut être amené à participer aux recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie.Participer à la validation des choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements
• Superviser le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immobilisations) et la tenue d’inventaires physiques
• Participer à l’installation des équipements et s’assurer de leur bon fonctionnement
• Compiler les inventaires physiques des équipements durables mensuels de toutes les bases et transmettre le rapportàsa hiérarchie
• Contrôler la consommation des équipements, le cas échéant, et procéder si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.

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Gestion du parc automobile

• Superviser le parc véhicule en collaboration avec le logisticien de base et/ou le chef de charroit
• Superviser le suivi des véhicules (état, documents administratives, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi
• Superviser le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires
• Contrôler la consommation des véhicules et procéder si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.S’assurer de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books)
• Effectuer tous les mois un suivi de la consommation carburant par véhicule.

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Superviser et encadrer les équipes logistiques

• Superviser directement les activités des logisticiens basésau Nord-Kivu/Sud-Kivu
• Organiser des réunions de travail avec son équipe et élaborer un plan d’action
• Participer à la formation continue aux procédures et outils de HEKS des staffs nationaux et internationaux.

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Autres activités générales

• Travailler en coordination avec la finance pour la gestion des achats, le suivi budgétaire et la gestion administrative des membres de l’équipe sous sa supervisons direct
• Elaborer et transmettre au Country Logistics Manager un prévisionnel de dépense logistique sur une base bimensuel pour validation
• Faire respecter les délais imposés par la logistique pour le bon fonctionnement de la mission,
• Participer à larédaction des rapports bailleurs, rapport mensuels et à l’analyse critique des rapports logistiques (pack-log) en provenance des bases sous la supervision du Country Logistics Manager.

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Compliance et meilleures pratiques

• S’engager dans la détection des fraudes, la réduction des risques et le signalement des fraudes ; veiller au respect des politiques et procédures de l’EPER, des règlements des donateurs et des lois locales
• Travailler avec les points focaux des finances et de l’audit pour évaluer la conformité avec les principes de contrôle internes et la documentation requise en matière technique.
• Participer à la vérification de la liste de contrôle de l’inspection des marchés publics et veiller à ce que les risques associés aux marchés publics soient évalués régulièrement afin que des plans soient élaborés pour y faire face.

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Vos atouts et compétences :

• Bac + 2, + 3 en logistique
• Min 4 ans d’expérience dans l‘humanitaire dans un contexte sécuritaire volatile
• Expérience en gestion logistique de terrain
• Expérience en gestion d‘équipe
• Français courant/langue maternelle et bonnes connaissances de l’anglais
• Connaissance des bailleurs institutionnels (ECHO, BHA, agences UN…)
• Connaissance des secteurs d’activités suivants est un atout : EHA, SAME, distributions d’urgence (cash et AME) ;
• Connaissances logistiques et en administration et gestion
• Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
• Bonne résistance au stress
• Capacités a travailler sous forte pression
• Adaptabilité a des conditions météo et physique difficiles
• Sens de la diplomatie
• Capacité d’analyse
• Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
• Organisation, rigueur et respect des échéances
• Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
• Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée.

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Nous vous offrons :

• Un poste intéressant et stimulant dans un environnement international dynamique
• Un package salarial compétitif
• Lieu de travail : dans nos projets au Goma avec des regulières visites de terrain
• Paquet d’assurances
• Logement fourni par l’EPER
• Un contrat de 6 mois renouvelable
• Date d’entrée en fonction : dès que possible, ou après accord.

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Souhaitez-vous rejoindre l’équipe EPER ?

Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature complète (CV, lettre de motivation et certificats), exclusivement via notre portail en ligne.

Pour plus d’informations sur HEKS, visitez le site www.heks.ch.

POSTULER ICI

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Poste 2 : Roving Admin et Finance Manager, programme aide humanitaire en RDC

Vos principales responsabilités :

Gèrer les ressources financières du programme :

• Assurer la diffusion, le respect et le suivi des procédures de l'EPER
• Définir et élaborer les propositions budgétaires
• Assurer le suivi financier global du programme (par Finance Management Tool)
• Garantir une comptabilité de qualité
• Contrôler la qualité de la gestion des liquidités entre le siège et les bases, en accord avec les considérations de sécurité et les besoins du programme
• Assurer le respect des règles financières dans la gestion des principaux partenariats du programme
• S'assurer que chaque titulaire de budget a reçu une formation adéquate pour gérer son budget et codifier correctement les dépenses.
• Gérer et faciliter les audits externes, le contrôle interne et la prévention des fraudes.

Activités spécifiques aux donateurs institutionnels :

• Assurer la diffusion, le respect et le suivi des procédures des bailleurs de fonds
• Diriger la production des prévisions budgétaires, la mise en œuvre et le suivi du budget et des rapports du programme.
• Produire des informations financières correctes et opportunes pour compléter les propositions et les rapports financiers.
• Faciliter l'établissement de la stratégie du pays en mettant à disposition les informations et les analyses financières.

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Mettre en œuvre la stratégie du programme en matière de ressources humaines (politiques salariales, sociales et de formation) et assurer la mise en œuvre des processus de ressources humaines :

• Définir la politique des ressources humaines, y compris les aspects salariaux, sociaux et de formation.
• Définir et mettre en œuvre les processus RH correspondants
• Gérer les processus de recrutement et d'évaluation du personnel national Participer à l'accueil et au briefing administratif du personnel expatrié
• Veiller au respect des politiques de ressources humaines
• Assurer la gestion administrative du personnel du programme
• Assurer la gestion des évacuations médicales du personnel expatrié et la gestion des accidents et incidents graves.

Gérer l'équipe administrative du programme :

• Superviser et diriger l'équipe des finances et des ressources humaines, fixer des objectifs et procéder à l'évaluation des subordonnés directs.
• Organiser et animer des réunions d'information et de coordination
• Gérer les contrats des subordonnés directs (congés, fin de période d'essai, etc.) ; le cas échéant, co-valider
• Procédures disciplinaires avec le représentant du pays
• Superviser l'évolution de carrière de l'équipe : définir les besoins de formation et fournir des conseils en matière de développement professionnel.
• Offrir un soutien technique aux directeurs financiers dans les bases, au jour le jour et par des visites sur le terrain.

Garantir le respect du cadre administratif et juridique du programme :

• Garantir le bon archivage et la sécurité des documents de l'organisation (papier et numérique)
• Assurer le respect des exigences légales (RH, administratives, financières, etc.), en faisant appel à l'expertise locale si nécessaire (avocats, inspecteurs du travail, etc.)
• Assurer une veille sur les groupes d'ONG, participer à l'activité des réseaux sur les aspects juridiques et RH
• Assurer le suivi des contrats de partenariat et veiller à ce qu'ils soient conformes aux règles internes et aux obligations des donateurs.

Vos atouts et compétences :

Formation et expérience :

• Diplôme professionnel ou universitaire en comptabilité, administration des affaires, économie ou audit.
• Expérience dans des situation d'urgence et des contextes sécuritaires tendus
• Expérience d'au moins 3 ans à un poste de gestion similaire

Connaissances spécialisées supplémentaires exigées:

• Bonnes connaissances du Pack Office (Word et Excel en particulier)
• Connaissances de Kobo est un avantage
• Connaissance des principaux bailleurs humanitaires, spécifiquement USAID-BHA, ECHO et des Nations Unies
• Connaissance de SAGA

Compétences personnelles / exigences psycho-sociales:

• Excellente capacité d’organisation et de planification, et respect des délais
• Forte capacité d’analyse et de proposition
• Rigueur, fiabilité, sérieux et pragmatisme
• Très bonnes compétences en gestion d’équipe et en communication, sens de la diplomatie et de la négociation, capacité d‘écoute
• Excellentes capacités pédadgogiques et de renforcement des compétences des équipes
• Très bonne capacité à travailler sous stress en général et dans des situations d’urgence en particulier (résistance)
• Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée

Nous vous offrons :

• Un poste intéressant et stimulant dans un environnement international dynamique
• Un package salarial compétitif
• Lieu de travail : Goma avec des regulières visites de terrain
• Paquet d'assurances
• Logement fourni par l'EPER
• Un contrat de 6 mois renouvelable
• Date de début : dès que possible ou après accord

Souhaitez-vous rejoindre l'équipe EPER ? Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature complète (CV, lettre de motivation et certificats), exclusivement via notre portail en ligne. 

Pour plus d'informations sur HEKS, visitez le site www.heks.ch.

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