Assistant exécutif

Titre du Poste : Assistant exécutif

Année d'Expérience Requise : 5 ans

Lieu du Travail : RDC

World Vision International est une organisation humanitaire internationale chrétienne évangélique, fondée le 22 septembre 1950 par Robert Pierce.

Description de l’emploi:

Responsabilités majeures :

1. Appui Administratif :

– Accueil et orientation des visiteurs ; réception et répercussion des appels téléphoniques ; renseignement et informations

– Gérer l’agenda de la Directrice Pays avec rigueur, tact et diligence ;

– Protéger diplomatiquement la directrice pays des « visites » imprévues ;

– Assurer le Secrétariat du bureau pays en général (gérer et assurer le suivi des correspondances écrites et électroniques : notes de décisions, lettres, emails aux collègues.

– Appui à l’organisation, au suivi des recommandations et les délais de rapportage

– Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations ;

– Apporter un appui pour la recherche de visa d’entrée dans un pays en vue d’une mission ;

– Coordonner et / ou de gérer avec les services administratifs pour les événements et ateliers ;

2. Réunion du SLT et réunions nationales, régionales et internationaux

– Organiser les différentes réunions de la Directrice au sein du bureau, y compris les réunions du SLT

– Réunir les informations factuelles et la documentation appropriée pour soutenir et renseigner les réunions, conférences et autres événements et les rendre accessibles aux membres du personnel concerné ;

– Organiser, en collaboration avec le département de l’Administration, tout événement notamment la visite d’une autorité du

3. Facilitation de la gestion du système d’information et partage de connaissances

– Mettre en place un système de classement approprié devant faciliter le suivi et le contrôle, assurer la sauvegarde des documents confidentiels ; utiliser un système de classement automatisé -Faciliter le partage d’information avec le SLT , les différents départements selon les besoins ;

-Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion administrative et les Diffuser auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience au poste d’Assistant Administratif ou à un poste similaire dans une Organisation reconnue Expérience confirmée en Assistanat de Direction dans les ONGs Internationales;
• Solide expérience des techniques de secrétariat, et la maîtrise des outils bureautiques;
• Expérience dans l’organisation d’ateliers et de rencontres internationaux;
• Expérience dans la coordination des rencontres/événements;
• Expérience dans la documentation et l’archivage numérique.

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